Bạn soạn email rất kỹ, gửi cho hàng nghìn khách hàng – nhưng phần lớn rơi vào thư mục Spam hoặc tab Quảng cáo. Gmail, Outlook và các nhà cung cấp email ngày càng lọc chặt thư gửi hàng loạt. Dưới đây là 9 kinh nghiệm thực tế giúp email của bạn vào hộp thư chính nhiều hơn.
1. Chỉ gửi cho người đã đồng ý nhận thư
Danh sách mua bán hoặc thu thập tràn lan dễ bị báo cáo spam, và tỷ lệ báo cáo là tín hiệu xấu nhất với bộ lọc. Hãy gửi cho khách đã mua hàng, đăng ký nhận tin hoặc để lại thông tin. Việc này cũng phù hợp quy định chống thư rác tại Nghị định 91/2020/NĐ-CP.
2. Làm sạch danh sách trước khi gửi
Email sai định dạng, không tồn tại hoặc trùng lặp làm tăng tỷ lệ thư bị trả lại (bounce). Hãy loại bỏ chúng trước mỗi chiến dịch – phần mềm tốt sẽ tự lọc khi bạn nhập danh bạ từ Excel.
3. Xác thực tên miền gửi (SPF, DKIM, DMARC)
Nếu gửi bằng email tên miền công ty, hãy nhờ đơn vị quản lý tên miền cấu hình đủ ba bản ghi SPF, DKIM và DMARC. Đây là cách chứng minh email thực sự đến từ doanh nghiệp bạn. Từ năm 2024, Google và Yahoo yêu cầu các bên gửi số lượng lớn phải xác thực đầy đủ.
4. Gửi chậm và đều
Gửi một lúc hàng nghìn email từ một hộp thư là dấu hiệu spam rõ ràng. Hãy giãn cách giữa các email, nghỉ sau mỗi đợt và giới hạn số email mỗi ngày. Lưu ý Gmail cá nhân cũng có giới hạn số thư gửi mỗi ngày, vì vậy nên chia đều qua nhiều ngày hoặc nhiều hộp thư.
5. Dùng tên người gửi rõ ràng
Hiển thị brandname – tên thương hiệu khách hàng nhận ra ngay – giúp tăng tỷ lệ mở và giảm khả năng bị báo cáo. Xem thêm cách gửi email hàng loạt hiển thị brandname.
6. Cá nhân hoá và thay đổi nội dung
Gọi đúng tên khách, chèn thông tin riêng và dùng spin {Xin chào|Kính gửi} để các email không giống hệt nhau. Email giống nhau hàng loạt dễ bị nhận diện là thư rác.
7. Viết tiêu đề và nội dung “sạch”
- Tránh viết hoa toàn bộ, nhiều dấu chấm than, các cụm như “MIỄN PHÍ 100%”, “KIẾM TIỀN NGAY”.
- Cân đối chữ và hình ảnh – đừng gửi email chỉ có một tấm ảnh lớn.
- Hạn chế quá nhiều liên kết, tránh link rút gọn lạ.
8. Luôn có cách hủy đăng ký
Cho người nhận dễ dàng từ chối nhận thư và tự động loại họ khỏi các chiến dịch sau. Người không muốn nhận thư sẽ hủy đăng ký thay vì bấm “Báo cáo spam”.
9. Theo dõi và điều chỉnh
Xem tỷ lệ gửi thành công, lỗi và phản hồi sau mỗi chiến dịch. Khi tỷ lệ lỗi tăng, hãy giảm tốc độ gửi, làm sạch lại danh sách hoặc kiểm tra cấu hình tên miền.
Áp dụng tự động với Email Pro
| Kinh nghiệm | Tính năng trong Email Pro |
|---|---|
| Làm sạch danh sách | Tự loại email sai định dạng, trùng lặp khi nhập Excel |
| Gửi chậm và đều | Giãn cách, nghỉ sau mỗi đợt, giới hạn email/ngày |
| Tên người gửi rõ ràng | Hiển thị brandname |
| Cá nhân hoá | Thẻ <TenKhachHang>, <ThongTin1>, spin nội dung |
| Hủy đăng ký | Tự bỏ qua khách đã unsubscribe |
| Gửi nhiều ngày | Lập lịch trên cloud, tự chạy tiếp hôm sau – không treo máy |
Tìm hiểu thêm về Email Pro hoặc xem hướng dẫn sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao email gửi hàng loạt hay vào thư mục spam?
Thường do gửi cho danh sách chưa đồng ý nhận thư, danh sách nhiều email lỗi, gửi quá nhanh, nội dung giống hệt nhau hoặc tên miền gửi chưa được xác thực SPF, DKIM, DMARC.
Một ngày nên gửi bao nhiêu email để tránh bị chặn?
Không có con số chung cho mọi hộp thư. Hãy bắt đầu với số lượng nhỏ, giãn cách đều, theo dõi tỷ lệ lỗi rồi tăng dần; chia đều qua nhiều ngày hoặc nhiều hộp thư khi danh sách lớn.
Gửi email bằng Gmail cá nhân có vào inbox được không?
Có, nếu bạn gửi cho người đã quen biết hoặc đồng ý nhận thư, gửi chậm, nội dung cá nhân hoá và không vượt giới hạn gửi hằng ngày của Gmail.
Gửi email hàng loạt đúng cách, không treo máy
Dùng thử Email Pro miễn phí – tặng 50 email.
